Case study - RadboudUMC

Hoe het Radboud UMC de tijd die men besteedde aan het zoeken naar informatie met 75% verminderde.

Fouten verminderen met een gestroomlijnde gegevensoverdracht tussen engineering en onderhoud.

Het Radboudumc is een vooraanstaand academisch ziekenhuis in Nederland dat excelleert in de integratie van patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs. Als een van de grootste medische centra van het land, met ruim 11.000 medewerkers en 3.200 studenten, speelt het Radboudumc een cruciale rol in het vormgeven van de gezondheidszorg van morgen.

Door het creëren van een enkele bron van actuele informatie die silo's verwijdert en integreert met onze EAM-oplossing, heeft Meridian ons geholpen onderhoudsfouten met 50% te verminderen en jaarlijks $ 20.000 te besparen aan onnodig herwerk.”

— Willy Baten, Informatiespecialist, Vastgoed & Infrastructuur

De uitdaging

Voor de implementatie van Meridian kampte het Radboudumc met een inefficiënt documentbeheersysteem. Het ziekenhuis maakte gebruik van lokaal opgeslagen spreadsheets, wat ontoereikend bleek voor het beheren van ingewikkelde 2D- en 3D CAD-bestanden. Deze aanpak leidde tot aanzienlijke uitdagingen bij het delen van essentiële informatie. Een groot knelpunt was dat onderhoudspersoneel en externe aannemers geen toegang hadden tot de meest recente documentversies die noodzakelijk waren voor werkzaamheden aan medische apparatuur op locatie.

• Beperkte toegankelijkheid: Cruciale informatie was niet altijd beschikbaar voor de juiste personen op het juiste moment.

• Verouderde gegevens: Het risico op het werken met verouderde documentversies was aanzienlijk, wat potentieel gevaarlijk kon zijn bij het onderhoud van medische apparatuur.

• Inefficiënte samenwerking: De beperkte mogelijkheden voor het delen van up-to-date informatie belemmerde de effectieve samenwerking tussen interne medewerkers en externe partners.

Met Meridian zorgen we ervoor dat we voldoen aan de wet en regelgeving, waardoor we onze patiënten beter van dienst kunnen zijn en ons kunnen blijven richten op onze missie om bij te dragen aan de toekomst van de gezondheidszorg en de medische wetenschap.”

— Willy Baten, Informatiespecialist, Vastgoed & Infrastructuur

De oplossing

Het Radboudumc implementeerde Meridian als een geavanceerde oplossing voor documentbeheer, wat resulteerde in een aanzienlijke verbetering van hun informatiemanagement. Meridian biedt het Radboudumc-team wereldwijde toegang tot een uitgebreide database van meer dan 115.000 documenten en tekeningen via één centraal systeem. Dit zorgt voor:

• Verbeterde toegankelijkheid: Medewerkers kunnen overal en altijd bij cruciale tekeningen bekijken, ook zonder specifieke software.

• Efficiënte samenwerking: Gelijktijdige wijzigingen aan documenten zijn nu mogelijk, wat de workflow versnelt

• IBM Maximo koppeling: Onderhoudspersoneel kan de meest recente documentversies eenvoudig openen vanuit IBM Maximo met één klik.

• Autodesk Revit ondersteuning: Het systeem faciliteert de BIM-initiatieven (Building Information Modeling) van het ziekenhuis door integratie met Autodesk Revit.

  
  

Het beheren van infrastructuurprojecten met behulp van 3D CAD en BIM zijn strategische vereisten voor onze industrie en de integratie die Meridian biedt helpt ons ervoor te zorgen dat deze bestandstypen gecontroleerd en nauwkeurig blijven gedurende de gehele levenscyclus van de faciliteit.”

— Willy Baten, Informatiespecialist, Vastgoed & Infrastructuur

Het resultaat

De implementatie van Meridian heeft het Radboudumc in staat gesteld om aanzienlijke kosten- en tijdbesparingen te realiseren door bedrijfsprocessen in alle afdelingen te optimaliseren. Het systeem stelt engineering, onderhoudspersoneel en aannemers in staat om documenten sneller te zoeken, op te halen en uit te wisselen, wat leidt tot een verhoogde productiviteit en een efficiëntere projectuitvoering. Daarnaast heeft het gecontroleerde wijzigingsbeheer het risico op fouten aanzienlijk verminderd, waardoor de faciliteiten veiliger en efficiënter kunnen opereren. Deze verbeteringen dragen bij aan een gestroomlijnde werkwijze en ondersteunen het Radboudumc in het effectiever uitvoeren van zijn kernactiviteiten op het gebied van patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs.

• 75% minder tijd besteed aan het zoeken naar informatie

• 10.000 euro jaarlijkse besparing op printkosten

• 50% minder onderhoudsfouten

• 20.000 euro besparing op onnodig dubbel werk per jaar

• 50% snellere overdracht van informatie aan onderhoud en externe partijen